Encümen Müdürlüğü
ENCÜMEN MÜDÜRLÜĞÜ
5302 sayılı kanuna istinaden İl Genel Meclisinin daha verimli çalışmasını sağlamak Meclisin ihtiyaç ve taleplerini karşılamak, idarenin tüm iş ve işlemleri ile ilgili gelen-giden evrak kayıtlarının yapılanması, idarenin etkin bir şekilde tanıtımının sağlanması amacıyla basın yayın dokümanlarının temini ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
Görevleri:
1-Meclis’in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,
2-Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması,
3-Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi,
4-Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması,
5-Meclis oturumlarının ses ve görüntü kayıt cihazları ile kaydının yazılarak zapta geçirilmesinin sağlanması,
6-Zabıtlara, uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Katip ve Başkanına imzalatılması,
7-Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi,
8-Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve Meclis üyelerine duyurulmasının sağlanması,
9-Meclis ve İhtisas Komisyonlarını çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puantajların hazırlanması,
10-Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulamasının sağlanması,
11-Meclis üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasının sağlanması,
12-Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakların ilgili komisyon başkanlarına ulaştırılması,
13-Komisyonların diğer Kamu ve Kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,
14-Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,
15-İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman, bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak,
16-Meclisin temsil ve ağırlama programlarını yapmak ve organizasyonları sağlamak,
17-Meclisin güvenlik ve temizlik işlerinin organizasyonlarında bulunmak,
18-Meclis Üyelerinin, ihtisas Komisyonlarının ve Meclis faaliyetleri için gereken ihtiyaçları ve binek araçları temin edilmesinde organizasyonu ve irtibatı sağlamak,
19- Meclis Başkanlık Divanının, parti gruplarının il genel meclis üyelerinin tanınma ve tanıtma faaliyetlerinde bulunmak,
20-Sivil toplum örgütleri, vatandaşlar ve devlet kurum ve kuruluşlar ile meclisin yapacağı ortak programları organize etmek,
21-Encümen başkanının emir gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine dağıtılması,
22-Encümen gündeminin gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydedilmesi,
23-Encümene görüşmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgelerin gerekçeleri ile birlikte ilgili birimlere gönderilmesi,
24- Tamam olan evrakların, Encümen gündemine alınmak üzere kaydedilmesi,
25-Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekanının hazır bulundurulması,
26-Encümende alınan kararların varsa muhalefet şerhleri ile beraber Encümen Karar Defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalattırılması,
27-Encümende verilen kararların raportörlük görevinin yapılması,
28-Encümende görüşülen kararlar ile ilgili tutanakların düzenlenmesi,
29-Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaların ilgili birimlere gönderilmesi,
30-İl Encümeni aynı zamanda 2886 sayılı yasaya göre ihale komisyonu olmasından dolayı, ihale komisyonu sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi,
31-İdare içi ve dışı dağıtım ve koordinasyonunun sağlanması,
32-Valilik ve Genel Sekreterlik emirlerinin, yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatlarını yazı şeklinde düzenleyerek ilgili birim ve kurumlara dağıtımının sağlanması,
34-Sivil toplum faaliyetleri
